Bản sao giấy khai sinh, trích lục hộ tịch: xin ở đâu, khi nào cần, lệ phí bao nhiêu

Khi cần thêm giấy khai sinh của con, mẹ không phải đi làm lại khai sinh. Mẹ xin bản sao giấy khai sinh tại cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch, trực tiếp hoặc trực tuyến.

Kết quả thường có ngay trong ngày, lệ phí 8.000 đồng mỗi bản. Trước khi xin, mẹ nên hỏi nơi tiếp nhận hồ sơ xem có thật sự cần bản sao không, vì nhiều thủ tục đã tra cứu được dữ liệu khai sinh.

Bản chính, bản sao và trích lục khác nhau thế nào

• Giấy khai sinh bản chính: cấp cho người được khai sinh khi đăng ký khai sinh. Mẹ cất giữ cẩn thận, hạn chế mang theo khi không cần.
• Bản sao giấy khai sinh: do cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp từ dữ liệu, sổ hộ tịch đã đăng ký. Đây là loại bản sao được cấp từ sổ gốc.
• Bản sao trích lục hộ tịch: văn bản xác nhận một sự kiện hộ tịch đã đăng ký, như nhận cha, mẹ, con hay thay đổi, cải chính hộ tịch. Trích lục được cấp cùng thủ tục với bản sao giấy khai sinh.
• Bản sao chứng thực: bản chụp từ bản chính, được cơ quan có thẩm quyền chứng thực là đúng với bản chính.

Khi làm thủ tục hộ tịch, người dân có thể nộp bản sao chứng thực, bản sao cấp từ sổ gốc, hoặc bản chụp kèm bản chính để đối chiếu. Nếu nộp bản chụp kèm bản chính, cán bộ tự đối chiếu, không được đòi thêm bản sao.

Khi nào mẹ thật sự cần bản sao giấy khai sinh

Nhiều cơ quan hiện nay tra cứu được thông tin khai sinh qua Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Vì vậy, một số thủ tục không còn yêu cầu nộp giấy khai sinh.

• Đăng ký thường trú lần đầu cho trẻ mới sinh: Bộ Công an hướng dẫn không yêu cầu xuất trình giấy khai sinh.
• Thủ tục hộ tịch tại UBND cấp xã: theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, người dân có thể nộp bản giấy, bản điện tử hoặc chỉ cung cấp thông tin giấy tờ hộ tịch đã đăng ký. Cơ quan đăng ký có trách nhiệm tự tra cứu.
• Bản điện tử trên VNeID: giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên ứng dụng VNeID dùng được khi nộp hồ sơ hộ tịch.

Mẹ vẫn cần bản sao khi nơi tiếp nhận yêu cầu và không tra cứu được dữ liệu của con. Mẹ hỏi rõ nơi đó cần bản sao từ sổ gốc hay bản sao chứng thực, cần mấy bản, để xin đủ một lần.

Xin bản sao ở đâu, cần giấy tờ gì

Thủ tục có tên Cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh, được Bộ Tư pháp công bố tại Quyết định 1833/QĐ-BTP. Thủ tục do UBND cấp xã giải quyết, có nơi thực hiện cả ở cấp tỉnh.

• Nộp trực tiếp: tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Bộ phận một cửa của xã, phường.
• Nộp trực tuyến: trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, chọn cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền. Thủ tục này làm được trực tuyến toàn trình.
• Gửi qua bưu chính: kèm bản sao có chứng thực của giấy tờ phải xuất trình.

Mẹ có quyền làm thủ tục tại nơi cư trú của mình. Nếu mẹ đến UBND cấp xã khác, nơi đó có trách nhiệm hỗ trợ mẹ nộp hồ sơ trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền.

Giấy tờ cần có

1. Tờ khai đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu nếu nộp trực tiếp, hoặc mẫu điện tử trên cổng nếu nộp trực tuyến.
2. Giấy tờ tùy thân còn giá trị của người yêu cầu, như căn cước, căn cước điện tử hoặc hộ chiếu. Nộp trực tuyến mà thông tin đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu thì không phải tải lên.
3. Văn bản ủy quyền nếu nhờ người khác làm thay. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thì văn bản ủy quyền không cần chứng thực.

Khi nộp, mẹ cung cấp chính xác họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân của con và nơi đã đăng ký khai sinh. Thông tin không đầy đủ hoặc sai, không tra cứu được thì cơ quan có thể từ chối.

Thời hạn, lệ phí và nhận kết quả

• Thời hạn: ngay trong ngày tiếp nhận. Hồ sơ nhận sau 15 giờ mà chưa giải quyết được thì trả trong ngày làm việc tiếp theo.
• Lệ phí: 8.000 đồng một bản sao trích lục cho mỗi sự kiện hộ tịch, theo Thông tư 281/2016/TT-BTC. Người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo, người khuyết tật được miễn.
• Nộp trực tuyến: cán bộ gửi nội dung trích lục điện tử qua thư điện tử hoặc thiết bị số để mẹ kiểm tra. Mẹ có tối đa một ngày để phản hồi; không phản hồi thì bản sao được in, ký và trả kết quả.

Từ 01/3/2027 có gì thay đổi

Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 có hiệu lực từ ngày 01/3/2027, thay thế Luật Hộ tịch năm 2014. Một số điểm liên quan đến giấy tờ của con:

• Dữ liệu hộ tịch điện tử, gồm bản điện tử giấy tờ hộ tịch, có giá trị như giấy tờ bản giấy khi làm thủ tục hành chính và giao dịch khác.
• Thủ tục khai sinh trả kết quả cả bản giấy và bản điện tử. Các thủ tục hộ tịch khác trả bản điện tử, bản giấy chỉ cấp khi người dân yêu cầu.
• Giấy tờ hộ tịch cấp trước ngày luật có hiệu lực vẫn có giá trị sử dụng.
• Trẻ chưa đủ 15 tuổi khai thác thông tin hộ tịch của mình thông qua người đại diện theo pháp luật, thường là bố mẹ.