Hồ sơ hưởng chế độ thai sản cho mẹ đi làm: chuẩn bị gì, nộp ở đâu

Mẹ đang đi làm chỉ cần nộp cho công ty bản sao giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh của con. Hạn nộp chậm nhất là 45 ngày kể từ ngày hết thời gian nghỉ thai sản. Công ty lập danh sách rồi nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH).

Nếu đã nghỉ việc trước khi sinh, mẹ nộp hồ sơ thẳng cho cơ quan BHXH. Bài viết dựa trên Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực từ ngày 01/7/2025) và các quy định mới từ ngày 01/7/2026.

Điều kiện để mẹ được hưởng chế độ thai sản khi sinh con

Điều kiện chung nằm ở Điều 50 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15. Mẹ cần đóng BHXH bắt buộc đủ 6 tháng trở lên trong 12 tháng liền kề trước khi sinh.

Có một trường hợp riêng: mẹ đã đóng đủ 12 tháng trở lên và phải nghỉ dưỡng thai theo chỉ định. Khi đó, mẹ chỉ cần đóng đủ 3 tháng trong 12 tháng trước khi sinh.

Mẹ nên kiểm tra quá trình đóng BHXH của mình ngay từ khi mang thai. Nếu thấy thiếu tháng, mẹ hỏi bộ phận nhân sự sớm để kịp xử lý.

Mẹ được nghỉ bao lâu và nhận những khoản nào

Thời gian nghỉ của mẹ

• Nghỉ trước và sau sinh 6 tháng, trong đó nghỉ trước khi sinh không quá 2 tháng. Từ ngày 01/7/2026, mẹ sinh con thứ hai được nghỉ 7 tháng theo Luật Dân số 2025.
• Sinh đôi trở lên: từ con thứ hai, mỗi con mẹ được nghỉ thêm 1 tháng.
• Sinh con thứ hai từ ngày 01/7/2026: mẹ được nghỉ 7 tháng nếu tại thời điểm sinh có một con đẻ còn sống.

Quy định nghỉ 7 tháng đến từ Luật Dân số 2025 và Nghị định 168/2026/NĐ-CP. Mẹ vẫn phải đủ điều kiện hưởng thai sản theo luật BHXH.

Tiền trợ cấp

Mỗi tháng nghỉ, mẹ nhận trợ cấp bằng mức bình quân tiền lương đóng BHXH của 6 tháng gần nhất trước khi nghỉ. Nếu chưa đóng đủ 6 tháng, mức này tính theo các tháng đã đóng.

Mẹ còn nhận trợ cấp một lần bằng 2 lần mức tham chiếu cho mỗi con. Khi chưa bãi bỏ lương cơ sở, mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở.

Từ ngày 01/7/2026, lương cơ sở là 2.530.000 đồng/tháng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP. Như vậy, con sinh từ tháng 7/2026 được trợ cấp một lần 5.060.000 đồng.

Thời gian nghỉ của bố

Chồng đang đóng BHXH được nghỉ 5 ngày làm việc khi vợ sinh con. Nếu vợ sinh phẫu thuật hoặc sinh con dưới 32 tuần tuổi, bố được nghỉ 7 ngày.

Vợ sinh đôi, bố được nghỉ 10 ngày. Từ ngày 01/7/2026, vợ sinh con thứ hai bố cũng được nghỉ 10 ngày. Sinh đôi phải phẫu thuật, bố được nghỉ 14 ngày. Thời gian nghỉ của bố tính trong 60 ngày kể từ ngày vợ sinh.

Từ ngày 01/7/2026, khi vợ sinh con thứ hai, bố được nghỉ 10 ngày làm việc.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Trường hợp thông thường

• Bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc giấy chứng sinh của con.
• Danh sách người lao động nghỉ thai sản do công ty lập, mẹ không phải tự làm.

Hồ sơ của bố khi vợ sinh con cũng dùng giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh của con. Trường hợp vợ sinh phẫu thuật hoặc sinh con dưới 32 tuần, giấy chứng sinh cần ghi rõ điều này. Nếu không, bố có thể cần thêm giấy xác nhận của cơ sở y tế.

Trường hợp cần thêm giấy tờ

• Mẹ phải nghỉ dưỡng thai: giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh về việc nghỉ dưỡng thai theo chỉ định.
• Mẹ không đủ sức khỏe chăm con sau sinh: giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.
• Mẹ từng nghỉ để điều trị vô sinh: giấy tờ chứng minh việc điều trị.
• Giấy tờ do nước ngoài cấp: bản dịch tiếng Việt có công chứng hoặc chứng thực, kèm hợp pháp hóa lãnh sự khi cần.

Nếu sinh con thứ hai, mẹ nên báo bộ phận nhân sự để ghi rõ trong danh sách gửi BHXH.

Nộp ở đâu, khi nào và bao lâu được giải quyết

1. Mẹ nộp cho công ty: chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hết thời gian nghỉ thai sản.
2. Công ty nộp cho BHXH: trong 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, công ty lập danh sách và nộp kèm hồ sơ.
3. BHXH giải quyết: trong 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ từ công ty. Nếu không giải quyết, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu lý do.

Mẹ đã nghỉ việc trước khi sinh, hoặc không còn người sử dụng lao động, thì nộp hồ sơ thẳng cho cơ quan BHXH. Khi đó, thời hạn giải quyết là 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, nộp trực tuyến hoặc gửi qua bưu chính. Thủ tục này không mất phí.

Mẹ tham gia BHXH tự nguyện thì sao?

Theo Điều 94 đến Điều 97 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người tham gia BHXH tự nguyện cũng có trợ cấp thai sản. Điều kiện là đã đóng đủ 6 tháng trở lên trong 12 tháng trước khi sinh.

Mức trợ cấp là 2.000.000 đồng cho mỗi con. Lao động nam có vợ sinh con cũng thuộc diện hưởng nếu đủ điều kiện.

Hồ sơ chủ yếu là bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc giấy chứng sinh của con. Mẹ nộp trong 60 ngày kể từ ngày sinh; cơ quan BHXH giải quyết trong 5 ngày làm việc.